Allgemein
ziefers ist ein System zur Zeiterfassung für Teams und besonders geeignet für Handwerksbetriebe und das produzierende Gewerbe. Es wurde daher Wert darauf gelegt, die Pflege der Stammdaten von der eigentlichen Zeiterfassung sauber zu trennen. Konkret bedeutet dies, dass Stammdaten (wie Kunden, Aufträge etc.) nur von Betriebsleitern über die ziefers Cloud gepflegt werden können. Hier können auch die gebuchten Zeiten ausgewertet werden. Auch bestimmte Einstellungen können zentral verwaltet werden.
Die eigentliche Zeiterfassung erfolgt über unsere App, ziefers MT. Hier können auf die Auftragsdaten Buchungen erfasst werden. Buchungen erfolgen in Echtzeit, d.h. bei Arbeitsbeginn an einem Auftrag erfolgt durch den Mitarbeiter eine entsprechende Buchung auf diesen Auftrag. Die Zeiterfassung für diesen Auftrag endet, sobald eine neue Buchung gestartet wird. Es kann also immer nur eine Buchung pro Mitarbeiter offen sein.
Stammdaten
Stammdaten sind Daten, die die Grundlage für Ihre Zeitbuchungen bilden.
Mitarbeiter
Ihre wohl wichtigsten Stammdaten sind Ihre Mitarbeiter. Damit Ihre Mitarbeiter ziefers MT zur Zeiterfassung nutzen können, müssen Sie im Menü Betrieb > Mitarbeiter diese entsprechend anlegen. Sobald Sie Namen und E-Mail Adresse ergänzt haben, können Sie an diesen Mitarbeiter eine Einladung versenden. Der Mitarbeiter erhält per Mail einen Bestätigungslink und wird aufgefordert, ein Passwort zu wählen. Anschließend kann er sich mit diesem Passwort und seiner E-Mail Adresse in ziefers MT anmelden. Mitarbeiter brauchen sich also nicht selbst für ziefers zu registrieren.
Übrigens erhalten Mitarbeiter mit diesen Zugangsdaten auch Zugang zu Ihrem Betrieb in der ziefers Cloud. Allerdings können sie dort standardmässig nur Ihre eigenen Buchungen einsehen, der komplette Überblick und das Verwalten von Stammdaten ist Betriebsleitern vorbehalten, mehr dazu im Abschnitt Rollen.
Kunden
Hier handelt es sich um eine klassische Kundenkartei, mit Namen, Anschrift, Ansprechpartner etc. Da jeder Auftrag einem Kunden zugeordnet sein muss, müssen Sie vor dem Anlegen eines Auftrags einen Kunden anlegen, falls noch nicht geschehen.
Aus der Kundenansicht heraus haben Sie Zugriff auf die Aufträge für diesen Kunden und künftig stellen wir Ihnen hier auch weitere Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Aufträge
Ein konkreter Arbeitsauftrag, auf den Zeiten gebucht werden können. Jeder Auftrag ist einem Kunden zugeordnet. Alle offenen Aufträge werden in ziefers MT zur Auswahl angeboten, wenn eine neue Buchung begonnen wird.
Positionen
Große Aufträge können durch Auftragspositionen weiter unterteilt werden. So können Sie z.B. die Posten eines Angebots abbilden und entsprechend genaue Zeiten erfassen.
Positionen sind optional, Zeiten können auch direkt auf den Auftrag gebucht werden
Arbeitsarten
Die möglichen Tätigkeiten, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen ihrer Arbeit ausführen können. Sie können hiermit Ihre Kostenstellen fein gegliedert abbilden, prinzipiell genügt aber auch eine einzige Arbeitsart für alle Tätigkeiten.
Arbeitsarten können produktiv oder unproduktiv sein. Produktive Arbeitsarten werden in ziefers MT zur Auswahl angeboten, wenn Mitarbeiter Zeiten auf einen Auftrag buchen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, unproduktiv und ohne Auftrag zu buchen, hier werden dann entsprechend die unproduktiven Arbeitsarten gelistet. Damit können Mitarbeiter Ihre Zeiten für betriebliche Tätigkeiten erfassen, die keinem Auftrag zugerechnet werden können.
Rollen
Sie können für Mitarbeiter Rollen vergeben. Diese Rollen steuern, was Ihre Mitarbeiter in ziefers tun dürfen und was nicht. Als Betriebsleiter haben Sie in Ihrem Betrieb automatisch die Rolle Betriebsleiter und verfügen über alle Berechtigungen. Zusätzlich angelegte Mitarbeiter haben standardmässig die Rolle Mitarbeiter. Diese berechtigt zum Login in ziefers MT und in der ziefers Cloud, allerdings nicht zur Bearbeitung von Stammdaten. Mitarbeiter können ausschliesslich Auswertungen sehen, die sich auf die eigenen Buchungen beziehen.
Mit wachsendem Umfang von ziefers werden auch künftig weitere Rollen zur Auswahl stehen.